Viele Rechtsanwälte haben Zeitprobleme. Sie arbeiten länger als sie wollen. Sie brauchen für bestimmte Tätigkeiten mehr Zeit als objektiv erforderlich wäre. Sie fühlen sich bei der Arbeit gestresst, gehetzt oder unzufrieden. Woran liegt das? Das kommt drauf an. Manche Rechtsanwälte haben einfach keinen Plan. Andere sind schlecht organisiert oder verzetteln sich in nebensächlichen Details. Es gibt jedoch einen Punkt, unter dem fast alle leiden: ständige Unterbrechungen. Ob gedankliches Abschweifen oder äußere Störungen wie Telefonanrufe, eingehende E-Mails oder Kollegenbesuche – in den meisten Kanzleien ist es üblich, dafür die aktuelle Aufgabe zu unterbrechen. Und zwar nicht nur ein oder zweimal am Tag, sondern dutzendfach. „Aber das sind doch jeweils nur ein paar Minuten... das ist gut für das Betriebsklima... das ist Mandantenservice...“ - kann sein. Aber diese vielen kleinen Störungen haben Konsequenzen. Jede Unterbrechung kostet Zeit. Und jede Unterbrechung senkt die Konzentrationsfähigkeit.

Schwachstelle Arbeitsgedächtnis
Das Arbeitsgedächtnis kann maximal 7 ± 2 Informationen gleichzeitig aufnehmen. Das ist nicht viel. Wenn man intensiv an einem Schriftsatz arbeitet und durch einen Anruf unterbrochen wird, ist der Arbeitsspeicher meistens schon nach einer Minute komplett mit neuen Daten gefüllt. Will man dann weiter arbeiten, muss man sich die alten Informationen wieder aus dem Langzeitgedächtnis oder der Umwelt zusammen suchen. Das kostet Zeit. Hinzu kommt, dass es nach jeder Unterbrechung schwieriger ist, sich wieder auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Denn unser Gehirn entstand in einer Zeit, in der es nur relativ wenig neue Reize gab. Damals war es für das Überleben sehr nützlich, dass jeder neue Reiz sofort ins Zentrum der Aufmerksamkeit rückte (Stichwort Säbelzahntiger). Da sich unser Gehirn seit damals kaum verändert hat, können auch wir neue Reize nur schwer ignorieren.

Das hat für moderne Büromenschen jedoch fatale Auswirkungen. Denn durch jeden interessanten neuen Reiz wird Noradrenalin freigesetzt. Der Blutdruck steigt, der Puls schlägt schneller, die Wahrnehmung und das Denken beschleunigen sich. Je gefährlicher der neue Reiz, desto stärker der Effekt. Kämpfen oder Fliehen! In einer Anwaltskanzlei sind die meisten neuen Reize jedoch harmlos - es wird nur wenig Noradrenalin freigesetzt. Allerdings breitet sich dadurch eine wohlige Anregung aus, ein leichtes Kribbeln. Jedes Klingeln des Telefons wirkt leicht elektrisierend. Das allgemeine Erregungsniveau steigt. Man will wissen, wie es weitergeht. Durch die vielen neuen Reize wird man so ständig stimuliert. Dadurch fühlt man sich lebendig. Das ist auch der Grund, warum man sich so gerne und bereitwillig unterbrechen lässt. Der Nachteil dabei ist, dass infolge der Erregung ab einem gewissen Niveau die höheren Funktionen der Aufmerksamkeit im Gehirn gehemmt werden. Dann kann man Störungen nicht mehr ausblenden und nur noch schlecht zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden. Das Bewusstsein springt wahllos zu jedem neuen Reiz hin. Dadurch steigt die Erregung weiter was letztlich zu einem Teufelskreis führt. Die Folge: Man verliert die Fähigkeit, seinen selbst gewählten Vorhaben zu folgen. Man bleibt nicht konsequent bei der Sache, sondern lässt sich ablenken und beschäftigt sich mit anderen Dingen. Am Abend stellt man dann fest, dass man zwar den ganzen Tag an vielen verschiedenen Aufgaben gearbeitet, aber keine fertig gemacht hat. Man war mit vielen kleinen Dingen beschäftigt, aber was hat man eigentlich erreicht?

Strategien
Was kann man dagegen tun? Die Unterbrechungen reduzieren? Das traut sich kaum ein Associate: Die Bürotür schließen, das Telefon abschalten und nur noch zweimal täglich E-Mails lesen. Viele hoffen auf später. „Wenn ich erst einmal Partner bin….“ Doch diese Hoffnung trügt. Mit der Zeit erledigt man zwar bestimmte Aufgaben schneller und routinierter – aber es kommen auch ständig neue und mehr Aufgaben hinzu. Wer als Associate gehetzt und gestresst ist, bleibt das in der Regel auch als Partner.

Die beste Möglichkeit in diesem Fall ist, das Problem an der Wurzel anzugehen: Steigern Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit. Dann führt die unterbrechungsbedingte Erregung nicht mehr so schnell dazu, dass die höheren Funktionen der Aufmerksamkeit gehemmt werden. Sie sind besser in der Lage, bei der aktuellen Aufgabe zu bleiben. Sie können gedanklich schneller zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln (während Sie diktieren ruft ein Mandant wegen einer völlig anderen Sache an). Und Sie können nach einer Unterbrechung schneller an der ursprünglichen Aufgabe weiterarbeiten (nach Beendigung des Gesprächs diktieren Sie nahtlos weiter). Um die Konzentrationsfähigkeit zu steigern, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

1. Kein Multitasking!
Wir können unsere bewusste Aufmerksamkeit immer nur auf einen Punkt gleichzeitig richten. Multitasking funktioniert nur dann, wenn man eine der Tätigkeiten praktisch unbewusst ausüben kann. Sobald mehrere Tätigkeiten unsere gesamte Aufmerksamkeit beanspruchen, pendelt die Aufmerksamkeit ständig hin und her. Das ist anstrengend und führt zu mehr Fehlern. Auf Dauer kostet solches Pseudo-Multitasking deshalb wesentlich mehr Zeit, als man vermeintlich durch die gleichzeitige Ausführung zweier Tätigkeiten spart. Deshalb: Versuchen Sie nie, zwei anspruchsvolle Dinge gleichzeitig zu machen!

2. Physische Faktoren
Die Konzentration hängt vor allem von der Funktionsfähigkeit des Gehirns ab. Um gut zu funktionieren braucht unser Gehirn vor allem Sauerstoff, Energie und Wasser. Trinken Sie deshalb während der Arbeit genügend Wasser - jeden Tag mindestens 2 Liter. Koffein entzieht dem Körper Wasser. Für jede Tasse Tee oder Kaffee sollten Sie deshalb die gleiche Menge Wasser zusätzlich trinken. Sorgen Sie für genügend Sauerstoff in Ihrem Büro. Machen Sie rechtzeitig Pausen (auch in Besprechungen). Schon fünf Minuten alle zwei Stunden wirken sich auf Ihre Konzentration spürbar aus. Wenn es geht, machen Sie einen kurzen Spaziergang. Sie erhalten eine anregende Sauerstoffdusche, bauen Stress ab und können ungestört über ein aktuelles Mandat nachdenken. Schon nach 10 bis 20 Minuten sind Sie wesentlich konzentrierter. Achten Sie auch auf Ihre Ernährung. Bei gutbürgerlicher Kost benötigt der Körper anschließend ca. 70 % der Energie für die Verdauung. Die Folge ist das bekannte Tief nach der Mittagspause („Suppenkoma“). Je mehr Rohkost Sie essen (insb. Obst), desto schneller sind Sie wieder voll einsatzbereit und können konzentriert weiterarbeiten.

3. Die Harvard-Übung
Man kann seine Konzentrationsfähigkeit auch gezielt trainieren. Die folgende Übung wurde von Wissenschaftlern der Harvard-Universität entwickelt und führt dazu, dass man sich nicht mehr so oft durch abschweifende Gedanken ablenken lässt. Sie besteht aus 3 Schritten: (1.) Schreiben Sie alle Ihre Aufgaben auf. (2.) Unterteilen Sie die Aufgaben in Zwischenschritte. Wichtig: Jeder Abschnitt soll nur solange sein, wie man ohne Mühe bei der Sache bleiben kann (auch wenn das anfangs nur ein paar Minuten sind). (3.) Beginnen Sie dann mit der Aufgabe. Wenn Ihre Gedanken beginnen abzuschweifen und Sie einen Einfall haben, der mit der aktuellen Aufgabe nichts zu tun hat, schreiben Sie ihn auf. Machen Sie dann sofort mit Ihrer Aufgabe weiter. Sobald Sie die aktuelle (Teil-)Aufgabe erledigt haben, kümmern Sie sich um die spontane Idee.

4. Lose Enden sammeln
Jede unerledigte Aufgabe, die man (mental) mit sich herumschleppt, belastet das Arbeitsgedächtnis - auch dann, wenn man nicht permanent daran denkt. Denn immer wieder setzt man sich dann doch in Gedanken damit auseinander. Das kostet Energie und Konzentration, die dann an anderer Stelle fehlt. Durch folgende Übung können Sie Ihr Gehirn grundsätzlich entlasten und dadurch Ihre Konzentrationsfähigkeit steigern: (1.) Schreiben Sie alle unerledigten Projekte, Ideen und Aufgaben auf, die in Ihrem Gehirn herumschwirren. Schreiben Sie wirklich alles auf: Berufliches und Privates, Wichtiges und Unwichtiges. Das kann durchaus eine Stunde und länger dauern. (2.) Gehen Sie dann anschließend Ihre Aufzeichnungen nochmals durch und entscheiden Sie für jeden einzelnen Punkt, was Sie damit tun werden: Sofort erledigen - einen konkreten Zeitpunkt festlegen, an dem Sie sich um die Sache kümmern werden - den Punkt unerledigt streichen. Auf diese Weise entlassen Sie Ihr Gehirn von altem gedanklichen Gerümpel. Es ist durchaus sinnvoll, diese Übung in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Ich mache das einmal im Quartal.

5. Gehirntraining
Die für die Aufmerksamkeit zuständigen Gehirnbereiche kann man – wie einen Muskel – trainieren. Stellen Sie Ihr Gehirn immer wieder vor völlig neue Probleme und fordern Sie es über die bisherige Leistungsgrenze hinaus. Dafür eignen sich zum Beispiel spielerische Bewegungsübungen wie Brainkinetik®. Die Grundübung ist folgende: Nehmen Sie in jede Hand einen kleinen Ball. Halten Sie die Arme parallel vor dem Körper. Werfen Sie die Bälle senkrecht nach oben (Abb. 1). Überkreuzen Sie die Arme, während die Bälle in der Luft sind. Fangen Sie die Bälle dann mit überkreuzten Armen auf (Abb. 2). Achtung: Nur die Arme kreuzen sich, nicht die Bälle! Werfen Sie dann die Bälle mit überkreuzten Armen senkrecht nach oben. Nehmen Sie die Arme wieder parallel, während die Bälle in der Luft sind. Fangen Sie die Bälle mit parallelen Armen wieder auf. Dann geht es wieder von vorne los.

Wenn das klappt, können Sie die Schwierigkeit steigern: Gehen Sie während der Grundübung im Raum herum. Langsam. Schnell. Vorwärts. Rückwärts. Seitwärts. Sagen Sie bei jedem Überkreuzfangen laut eine Reihe aus dem kleinen oder großen Einmaleins auf. Erst vorwärts, dann rückwärts. Wählen Sie ein Thema und sagen Sie bei jedem Überkreuzfangen einen Begriff, der dazu passt. Erst beliebig, dann in alphabetischer Reihenfolge (Aufrechnung - BGB - c.i.c. – Drittschadensliquidation…), dann rückwärts (Zacharias - Yolanda - Xaver …). Sie können auch zu zweit trainieren. Während Sie die Grundübung ausführen, spielt Ihr Partner Ihnen einen Ball zu. Sie stoppen den Ball mit einem Fuß und schießen ihn zurück – ohne die Grundübung zu unterbrechen. Um effektiv Synapsen aufzubauen, genügt es jede Woche einmal 45 Minuten zu trainieren. Nach vier Wochen sollten Sie die ersten Unterschiede bemerken. Und wenn Sie tagsüber viel Stress haben, genügen fünf bis zehn Minuten Brainkinetik und Sie fühlen sich deutlich frischer und erholter.

Alle beschriebenen Strategien können Sie komplett für sich selbst anwenden und trainieren - ohne negative Reaktionen von Ihrem Chef oder den Mandanten befürchten zu müssen Wenn Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit steigern, können Sie mit den häufigen Ablenkungen im Kanzleialltag besser umgehen. Sie schweifen gedanklich nicht mehr so oft ab. Sie finden nach einer Unterbrechung schneller wieder in die aktuelle Aufgabe zurück. Und Sie haben weniger Stress. Das spart Zeit und Nerven. Probieren Sie es aus und spüren Sie den Unterschied!